葬儀で受付担当者以外に会計担当者も必要？
2023.8.1
故人が亡くなり、急遽葬儀の受付や会計係を担当することがあります。ここでは、急な訃報にも対応できるように葬儀の会計係の役割や流れ、マナーについて詳しくご説明いたします。事前に学習しておくことで慌てずに対応できるようになりましょう。
〜会計係の仕事内容〜
葬儀の会計係の仕事は、弔問に訪れた方々からいただく香典の管理が主な役割となります。会計係は、香典の受け取りを行い、その内容を確認し、誰からどれだけの金額をいただいたかをチェックする必要があります。そのため、通常は故人の遺族から信頼のおける方や親族が会計係に選ばれることが多いです。
会計係の重要な役割の一つは、実際にいただいた香典の額と、それをまとめた一覧表との照らし合わせを行うことです。この作業により、受け取った香典の合計金額を正確に把握し、遺族に報告することができます。
かつては手書きによる記入が一般的でしたが、現在ではパソコンの普及に伴い、香典金額と受け取った弔問客の一覧を直接入力して一覧表を作成するケースが増えています。このような方法を取ることで、情報の漏れを防ぎ、見やすく整えられた一覧表を作成することができます。
一覧表は、遺族が弔問に訪れた方々に対して書くお礼状の元となる重要な書類でもあります。そのため、丁寧かつ漏れのないように作成することが大切です。
〜受付係との連携が大切〜
会計係の方は、受付の方との連携が非常に重要です。事前に協力をお願いしておくことで、業務をスムーズに進めることができます。
以下に、事前に頼んでおくべきポイントをいくつかご紹介します
【芳名録への番号付与】
受付の方に事前にお願いして、芳名録に番号を付けてもらうようにします。もし芳名録がカード形式であれば、受付順にカードに番号を記入してもらいます。
【芳名録への住所とフルネームの記載】
必ず芳名録に参列者の住所とフルネームを記入してもらうように依頼します。これにより、後の連絡やお礼状の作成に必要な情報が揃います。
【香典袋への番号付与】
受け取った香典袋の角に、芳名録の番号を書いてもらうようにお願いします。これにより、後で香典と参列者を紐付けることができます。
【参列者の香典預かり】
もし参列者が他の香典を預かってきた場合は、その参列者と同じ番号を記入してもらうようにします。これにより、香典の管理が正確に行えます。
【香典の迅速な引き継ぎ】
香典を受け取ったら、素早く会計係に引き継いでもらうようにします。これにより、受け取った香典の状況を迅速に把握し、会計業務を円滑に進めることができます。
これらのポイントは、会計係の仕事を円滑に進める上で非常に重要です。事前に受付の方にお願いして準備してもらうことで、正確な香典の管理が可能になります。
〜会計係の仕事の流れ〜
【香典の受け取り】
受付から香典を受け取り、香典袋の角に番号が書いてあるか、中のお金が書いてある金額と相違はないかを確認します。
金額が書いていない場合は自分で中の金額を確認して、香典袋に金額を記入します。
必ず自分で書いたことがわかるようにしておきましょう。
【集計と記帳】
受け取りと確認が終わった後は、香典帳に順次記録していきます。香典帳には各香典の番号と金額を正確に記入します。
基本的には、受け取り、確認、記録の手順を繰り返します。参列者がこれ以上来ないことが予想できたら、香典帳に記録した金額を集計します。集計の際には、記録された金額と手元にある実際の金額が一致しているかを確認します。
※パソコンで集計の一覧表を作成する事もできます。
【香典の管理】
香典の管理は非常に重要です。
紛失を防ぐだけでなく、後から確認しやすいようにしっかりとまとめておく必要があります。
受け取り、確認、記録が完了した香典は、空の香典袋と中身に分けます。
空の香典袋は10束ごとにまとめて整理します。
香典袋の中身は、金額ごとに整理して後から確認しやすくしておきます。
簡易的な金庫(きちんと管理できるものなら箱や手提げでも)を用意し、随時金庫に保管します。
管理した香典については、参列者の様子を見ながら金額の相違などがないかを確認しましょう。
【引き継ぎ】
記録が完了し、金額の相違がないかの確認が終わったら喪主や遺族へ金額の引き渡しを行いましょう。
〜必ず喪主に直接手渡しをする〜
香典、空の香典袋、香典帳を確認した後は、これらを1つにまとめて、直接喪主に手渡ししましょう。
たとえ信頼のある方から「喪主に頼まれたので預かります」と言われたとしても、必ず喪主に直接手渡すように伝え渡しません。
どんなに信頼している相手でも、絶対に渡してはいけません。
後々のトラブルの可能性や盗難のリスクが存在します。喪主への直接手渡しを徹底しましょう。
〜受付と会計係を両方担当することも〜
受付と会計係を兼務した場合、香典の受け取りから集計までをスムーズに行うことができます。兼務は大変な面もありますが、メリットが多いです。
〜会計係に必要な持ち物〜
【電卓】
計算をスムーズに行うために、大きめの電卓を用意しましょう。
【筆記用具】
香典帳への記録やメモを取るために必要です。
【メモを取れるもの】
付箋追加での記載事項などに使用します。
【輪ゴム】
香典袋やお金をまとめて整理する際に必要です。
【香典を管理できる鞄や簡易金庫】
適切なサイズの鞄や金庫を用意し、厳重すぎず作業に影響が出ないようにします。
上記が主な持ち物ですが、会場で用意されている場合もあります。事前に確認し、必要なものを持参するようにしましょう。
〜香典袋に記載された金額と中身が違う時〜
弔問に訪れる方々は、突然の訃報に急いで香典の用意をするので中身の入れ忘れや金額の相違がよく生じます。弔問に訪れた方が会場にいる場合には、その旨をさりげなく伝えるよう心掛けましょう。一方、会場に弔問客がいなくなってしまった場合や、葬儀後に金額のチェックをして相違が判明した場合には、喪主や遺族としっかりと確認し、適切な対応を行うようにしましょう。
〜誰が会計係を担当するか〜
通常、会計係は身内から選ばれることが一般的です。
お金の管理をするため、遺族からの信頼が厚い人やお金の管理・計算が得意な人が適しています。特に故人と深い関係のある遺族や遺族の友人がよく選ばれます。
このように、信頼性と適性を考慮して会計係を選定することが重要です。
〜会計係•受付係の服装〜
服装のマナーは参列者として参加する際と同じです。
男性の場合は、ブラックスーツに黒のネクタイ、靴下、革靴、白ワイシャツを着用します。
女性の場合は、スーツやワンピースに黒のインナー、ストッキング、パンプス、靴を選びます。
男女ともに、アクセサリー類は控えましょう。
ただし、女性は真珠や黒曜石のアクセサリーは許容されますが、2重以上の輪があるものは避けるようにしてください。心配ならばアクセサリーをつけずに参列するといいでしょう。
〜家族葬や直葬(火葬のみ)でも受付と会計係は必要か〜
判断基準は主に香典の有無になります。
家族葬や直葬などの小規模な葬儀では、多くの場合、受付や会計が必要ないことがあります。
参列者も少ないため、誰が来ているのか把握しやすく、香典も直接やり取りすることができます。ただし、あまり関わりのない遠い親戚や故人の友人が参列する場合は、受付や会計を設置した方が良いでしょう。
上記の事から参列者の把握が重要な要素となります。葬儀の規模や関係者をよく考慮し、適切な対応をすることが大切です。
〜最後に〜
会計係は香典の受け取りから集計まで責任ある役割を担っていますので、十分な準備と丁寧な対応が求められます。必要な持ち物をしっかり揃えて、円滑な作業を心掛けましょう。
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